Tras años en los que el teletrabajo ha estado presente en las empresas tímidamente, sin despegar del todo, la pandemia creada por el SARS-CoV-2 y sus consecuencias, que han llevado al planeta a un aislamiento generalizado, han propiciado un increíble aumento en las cifras de personas que teletrabajan, tanto globales como locales.
En este órden de cosas hay una cosa clara, el teletrabajo ha llegado para quedarse.
Una vez vencidas las reticencias iniciales por parte de las empresas para implementar el teletrabajo a gran escala, las empresas han descubierto sus múltiples beneficios, lo que está provocando una reconversión a nivel global.
Está claro que la adopción del teletrabajo ha pillado a desprevenidas a muchas empresas, especialmente pequeñas empresas y trabajadores autónomos, que no saben muy bien cómo afrontarlo. A continuación proponemos algunos consejos para implementear el teletrabajo en las empresas.
Disponer de la infraestructura necesaria para teletrabajar
Una de los puntos más importantes es que los empleados dispongan de las infraestructuras y tecnologías necesarias para realizar su trabajo. Presta especial atención a la conectividad, asegurandote de que los empleados dispongan de acceso a internet en casa, o en el lugar donde vayan a realizar su trabajo.
Es importante contar con soluciones especialmente estudiados para porder teletrabajar con eficacia, alta productividad y seguridad.
Cosas como si el equipamiento (ordenadores, teléfonos móviles, impresoras, conexiones a internet, etc) que los empleados utilizarán son de su propiedad o son propiedad de la empresa, son de capital importancia ya que será determinante a la hora de definir temas tan importantes como la seguridad de la información, privacidad, soporte, etc.
Flexibilidad en el trabajo remoto
Es importante definir para cada departamento, puesto o trabajador, cosas como si el teletrabajo:
- ¿Será a tiempo completo o determinados días o horas a la semana?
- ¿Deben ser los horarios fijos, con un horario definido o flexibles, donde cada trabajador debe trabajar una serie definida de horas y/o conseguir una serie de objetivos?
- ¿Deben estar disponibles los empleados durante un horario determinado o tienen la libertad de elegir sus propios ritmos y horarios con tal de que el trabajo se realice?
En casa pasan cosas que no suceden en la oficina, eso es inevitable. Asegurate de que en tu equipo hay espacio para la flexibilidad.
Utilizar las herramientas correctas
Las necesidades tecnológicas de un trabajador en la oficina y de uno haciendo teletrabajo no son las mismas. Es importante que las herramientas utilizadas sean adeacuadas. El uso de herramientas cloud y herramientas colaborativas puede ayudar mucho a incrementar la productividad.
Digitalización de materiales de trabajo
Los trabajadores deben contar con los materiales que neesitan para realizar su trabajo en formato digital. Listas de precios, catálogos, manuales operativos, y cualquier otro tipo de documento.
Disponer de soluciones en la nube
Las soluciones en la nube harán más fácil, productivo y seguro el teletrabajo.
- Acceso al correo electrónico
- Compartición de ficheros
- Comunicaciones unificadas como telefonía IP, teléfono por software, aplicaciones móviles, buzón de voz a email, mensajería instantanea, escritorio remoto, videoconferencia, etc.
Reducir los riesgos de seguridad
Una posibilidad es la de crear «firewalls de aplicaciones» que limitan el acceso desde la nube a las neesidades concretas de cada empleado. Esto proporciona un acceso seguro, más allá de firewall corporativo, a las aplicaciones corporativas.
Establecer reglas para el trabajo remoto
Por ejemplo reglas sobre cómo los empleados que trabajan remotamente deben reportar a su jefe o equipo.
Hacía la hipercomunicación
Hipercomunicate mediante email, Slack, Microsoft Teams o herramientas parecidas, y documéntalo todo. Cuando se trabaja a distancia es más fácil que los mensajes se pierdan. Documentarlo todo ayuda a compartir el trabajo de cada uno de forma que los empleados puedan estar al corriente fácilmente de los proyectos de sus compañeros.
Gestionar el conflicto
Gestiona el conflicto. Cuando la mayor parte de las comunicaciones son digitales, es muy importante que todos los empleados sean muy cuidadosos con el lenguaje que utilizan, tanto interna como externamente.
Una buena manera de aliviar tensiones es que en cuanto alguien se sienta mal por algo que ha leído hable con esa persona para clarificar lo escrito.
Mantener contacto frecuente con los empleados
En un ambiente de trabajo a distancia, es muy importante mantener una comunicación regular de los jefes con cada una de las personas de su equipo para asegurarse de que se mantienen en la dirección correcta para alcanzar sus objetivos mediante reuniones virtuales cortas pero frecuentes a través de teléfono o videoconferencia.
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